- Pour une PME de 35 utilisateurs, l’exemple chiffré de cet article atteint 49 950 € HT par an, licences, modules, support et adaptations compris.
- Les journées d’intégrateur et les modules additionnels pèsent souvent autant que les licences.
- Sur cinq ans, un outil sur mesure sans licence par utilisateur peut coûter moins cher, à condition que vos process sortent du standard.
Ce que contient la facture d’un ERP
Odoo, Sage, SAP Business One, Cegid ou Divalto : la plupart des ERP proposés aux PME facturent par utilisateur et par mois. Mais la licence n’est qu’une ligne parmi six. Pour connaître le vrai coût, il faut les additionner.
| Poste | Mode de facturation | Ce qui le fait monter |
|---|---|---|
| Licences | Par utilisateur et par mois | Effectif, indexation annuelle |
| Modules additionnels | Forfait ou par utilisateur | Chaque nouveau besoin |
| Intégrateur | À la journée | Chaque adaptation, chaque export |
| Support | Forfait annuel ou part des licences | Niveau de service demandé |
| Hébergement | Inclus ou séparé | Volume de données, environnements |
| Formation | À la journée | Arrivées et départs dans les équipes |
Pourquoi la facture monte chaque année
L’effectif
Chaque recrutement ajoute une licence, y compris pour une personne qui consulte deux écrans par semaine. Beaucoup d’entreprises paient des comptes que personne n’ouvre plus.
L’indexation
Les contrats d’éditeurs prévoient en général une revalorisation annuelle. Avec une hypothèse de 3 % par an, une facture de 50 000 € dépasse 56 000 € la cinquième année, sans aucun nouvel usage.
Les modules qui s’ajoutent
Un besoin nouveau se traduit rarement par une adaptation légère. Il se traduit par un module de plus, vendu entier, puis par des journées d’intégrateur pour l’adapter.
Un exemple chiffré
Voici la facture annuelle d’une PME de 35 utilisateurs sur un ERP modulaire. Les montants sont illustratifs et ne décrivent aucun client.
| Ligne | Détail | Montant HT |
|---|---|---|
| Licences utilisateurs | 35 × 85 € × 12 mois | 35 700 € |
| Modules CRM et Production | Forfait annuel | 5 400 € |
| Support premium | Réponse sous 5 jours ouvrés | 3 600 € |
| Adaptations intégrateur | 5 jours × 1 050 € | 5 250 € |
| Total annuel | 49 950 € |
Dans cet exemple, le module Production n’est ouvert que trois fois dans l’année, et les cinq jours d’intégrateur servent à ajouter deux champs et un export. C’est le type de dépense que l’audit met en évidence.
Ce que coûte un outil sur mesure aujourd’hui
Un outil sur mesure se paie autrement : un projet, découpé en modules, puis une maintenance mensuelle. Il n’y a pas de licence par utilisateur. Embaucher dix personnes ne change pas la facture.
Pendant longtemps, ce modèle était réservé aux grands groupes, parce que le développement coûtait trop cher. Ce n’est plus le cas : avec des agents de code qui écrivent une partie du code, des tests et de la documentation, le temps de développement a fortement baissé. Chaque modification reste relue par un développeur. Nous détaillons ces règles dans notre usage de l’IA.
Comparer sur cinq ans, pas sur un an
Comparer une licence annuelle à un prix de projet n’a pas de sens. La bonne unité, c’est le coût total sur cinq ans.
| Année | ERP du marché, indexé à 3 % | Outil sur mesure |
|---|---|---|
| Année 1 | 49 950 € | Projet et maintenance |
| Année 2 | 51 450 € | Maintenance |
| Année 3 | 52 990 € | Maintenance |
| Année 4 | 54 580 € | Maintenance |
| Année 5 | 56 220 € | Maintenance |
| Total sur cinq ans | 265 190 € | Chiffré pendant l’audit |
La colonne de droite dépend de vos modules et de vos intégrations. C’est le chiffre que l’audit établit, avec ses hypothèses écrites.
Quand rester sur un ERP du marché
Le sur mesure n’est pas toujours la bonne réponse. Restez sur un ERP du marché si :
- vos process sont standards et le logiciel les couvre sans adaptation ;
- votre secteur impose un logiciel certifié ;
- personne en interne ne peut consacrer un peu de temps au projet pour valider les écrans.
Comment faire le calcul pour votre entreprise
- Rassemblez les factures de votre ERP sur les trois dernières années.
- Comptez les utilisateurs payés, puis ceux qui se connectent vraiment.
- Listez les journées d’intégrateur et ce qu’elles ont produit.
- Notez les contournements : exports, tableurs, ressaisies.
- Comparez le total sur cinq ans avec un chiffrage sur mesure.
C’est le travail de notre audit du système d’information, avec une différence : le chiffrage sur mesure est établi par les développeurs qui construiraient l’outil.